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Présentation du
Bureau des Congrès Universitaires
 Sa mission
La mission du Bureau des Congrès
Universitaires (BCU) consiste principalement
à fournir un soutien aux professeurs d’universités et
aux chercheurs qui
participent à l’organisation de congrès, de colloques ou
de conférences internationales devant se tenir à
Montréal, ou partout ailleurs dans la province de
Québec, au Canada ou aux États-Unis.
Son mandat
Le mandat général du BCU est de
fournir des services de mise en œuvre (assistance
technique et matérielle) aux professeurs qui font partie
d’un comité d’organisation de congrès, sans que leurs
tâches d’enseignement en soient taxées. Ainsi, ils
peuvent faire connaître les résultats de leurs
recherches au niveau planétaire.
Son statut
Le BCU dans sa structure actuelle est
géré comme un centre autonome et relève d’une
corporation créée selon la loi des corporations
canadiennes. Le BCU est dirigé par un administrateur et
un responsable de l’administration appelé coordonnateur.
Symbole de croissance
Depuis le début de ses opérations, en
1994, le Bureau des Congrès Universitaires a obtenu en
moyenne la gestion d’un événement par mois.
Des congrès bien planifiés
 La planification et la coordination
des congrès sont à la base même de l’efficacité du
Bureau des Congrès Universitaires. Pour ce faire, le
Bureau s’est doté d’un administrateur, d’une
coordonnatrice, de chargés de projet et du personnel de
soutien nécessaire au bon déroulement des activités.
Une gamme complète de services
Le Bureau des Congrès Universitaires
fournit le soutien nécessaire au comité de direction du
congrès relativement aux points suivants :
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Aide à la
formation et à la composition du comité
organisateur. |
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Préparation et
proposition d’un échéancier de travail. |
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Choix et
réservations (hôtel ou autres). |
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Aide à la
préparation des dépliants publicitaires : appel
aux communications, affiche, programme (graphisme,
design et impression). |
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Planification et
organisation des activités sociales et du
programme des conjoints. |
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Planification et
organisation d’une exposition. |
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Aide à la
recherche de subventions et de commandites. |
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Service de
traduction. |
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Service de
traduction simultanée. |
Administration
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Préparation du
budget. |
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Perception des
inscriptions. |
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État des revenus
et dépenses. |
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Remise de taxes
aux gouvernements provincial et fédéral. |
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Préparation du
bilan financier final. |
Secrétariat
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Envois massifs (électroniques
et postaux). |
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Préparation et
gestion d’un site Internet. |
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Gestion
informatique de la réception des résumés, des
articles, etc. |
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Gestion
informatique de la réponse aux auteurs. |
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Gestion
informatique de la programmation. |
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Préparation du
formulaire d’inscription. |
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Préparation du
formulaire de réservation d’hôtel. |
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Préparation et
suivi des contrats aux exposants. |
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Préparation et
suivi des contrats aux commanditaires. |
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Gestion des
inscriptions : perception des inscriptions par
chèque, par carte de crédit (télécopieur ou par
notre site internet sécurisé), envoi des reçus
par la poste. |
Badges et sacs pour les
participants
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Préparation des
badges. |
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Choix et
commande des sacs. |
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Collecte des
articles à inclure dans le sac (information sur
la ville de Montréal, carte touristique, carte
du réseau de transport, etc.). |
Une solution sur mesure
Le Bureau des Congrès Universitaires
peut gérer votre congrès « clé en main » ou sous forme
modulaire, selon vos besoins. Le service de consultation
du Bureau des Congrès Universitaires couvre tous les
aspects du domaine et cela signifie que vous obtenez la
meilleure réponse possible à vos questions.
Avant de décider de faire partie d’un
comité organisateur, venez discuter avec des experts en
la matière.
Raymond Lévesque
Président
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